Indkøbsrutiner og leverandøraftaler: hvad bør en SMV kontrollere?

Kontrolpunkter for indkøb og leverandøraftaler – overblik

Kontrollen bør omfatte hele kæden: behov, hvem der må bestille, om køb sker via aftaler, hvilke vilkår der er aftalt, totalomkostningen, leverandørens risici og opfølgningen. Ifølge Millum er indkøbsprisen kun toppen af isbjerget; kvalitet, leveringsgarantier, bestillingsprocedurer og logistik er mindst lige så vigtige. Millum peger også på, at de færreste virksomheder har ordentlig kontrol over egne indkøb: Mange kan bestille, og der følges i ringe grad op på, om man køber via aftaler. Tommelfingerreglen er, at jo flere bestillere, jo større risiko for lækager fra kontrakten. Færre, dedikerede indkøbere øger chancen for at få bedste pris og betingelser ved hvert køb. Begynd med behovsidentifikation og standardisér, hvem der kan købe hvad, hvor, hvornår og hvordan. Konsolidér forbruget for at sikre mængderabatter, og mål før og efter, hvis I vil dokumentere besparelser.

Behovsstyring og hvem må købe hvad

Første trin er at afdække virksomhedens reelle behov. Millum anbefaler ikke komplicerede og unødvendige systemer, men at bruge tid på at finde nøglepersonerne for indkøb. Standardisér behovene med behovsidentificering og procedurer, der fastlægger, hvem der kan købe hvad, hvor, hvornår og hvordan. Optimér produktspecifikationen for at minimere de samlede levetidsomkostninger. Placér bestillingsretten hos færre, dedikerede indkøbere. Det er modvægten til den almindelige situation, hvor mange kan bestille, og hvor der i ringe grad følges op på, om købene sker via aftaler. Jo flere bestillere, jo større risiko for lækager fra kontrakten.

Fakta om SMV'er og indkøb – ifølge danske kilder

Fordeler og ulemper ved mange vs. få bestillere

Leverandørliste, antal leverandører og aftaledækning

Kontrollér leverandørlisten og antallet af leverandører. Millum anbefaler at konsolidere forbruget og reducere antallet af leverandører for at sikre mængderabatter. Princippet er 'less is more': hav ikke flere leverandører, end du kan følge op på. Følg samtidig op på, om indkøbene faktisk sker via aftalerne. Ifølge Millum har de færreste virksomheder ordentlig kontrol over egne indkøb; ofte kan mange bestille, og aftaledækningen følges i ringe grad. Sæt derfor et mål for andelen af køb uden for aftale, og reducer den. Konkurrenceudsæt alt – også utraditionelle leverandører – og brug faktabaserede spend-analyser som forberedelse.

Aftalevilkår, leveringssikkerhed og totalomkostning

Bedøm ikke en aftale alene ud fra indkøbsprisen. Millum peger på, at kvalitet, leveringsgarantier, bestillingsprocedurer og leverandørens logistik er mindst lige så vigtige, og at prisen for de fleste langt fra er den største udgiftsdriver ved indkøb. Kend leverandøren: udnyt ændringer på leverandørmarkedet, kapacitet og leverandørens direkte omkostningsbillede. Forbered forhandlingen med faktabaserede analyser af spend og fuld produktomkostning. Optimér produktspecifikationen for at minimere de samlede levetidsomkostninger. Dansk Erhverv tilbyder skabeloner til at få de vigtigste aftaler og vilkår på plads.

Indkøbspris vs. totalomkostning – hvad tæller mest?

Leverandørrisici og ansvarlige indkøb

Arbejd risikobaseret. Guiden 'denansvarligeindkøber.dk' beskriver due diligence som at kende til negative påvirkninger på mennesker, miljø eller samfund og have processer til at håndtere dem. Ansvarlighed handler både om at gøre en positiv forskel og om at undgå at bidrage til negative indvirkninger. Grøn ansvarlighed omfatter miljø og klima, fx produkter med lavere energiforbrug, mindre CO2-udledning, lavere vandforbrug og mindre brug af kemikalier i produktion, brug og bortskaffelse. Social ansvarlighed handler blandt andet om at respektere internationalt anerkendte menneske- og arbejdstagerrettigheder og om social inklusion. Med tiltrædelsen af OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder har den danske regering forpligtet sig til, at offentlige myndigheder skal have processer til at håndtere risici, som offentlige indkøb kan have for at påvirke omverdenen negativt. SMV'er kan overføre samme logik til leverandøropfølgningen: Identificér, hvor risikoen er størst i værdikæden, og bed leverandøren dokumentere, hvordan negative påvirkninger håndteres. Hvis leverandøren behandler data for jer, er leverandørstyring desuden en del af informationssikkerheden, fremhæver SikkerDigital, og du bestemmer over dine data.

Opfølgning, måling og forbedring

Følg tæt op på leverandørerne. Millum skriver, at hvis du ikke følger nøje op, risikerer du ikke at få det optimale ud af dine aftaler. Gennemgå proceslandskabet: Hvordan arbejder I, hvilke processer udfører I, og kan de forbedres? Vil I kunne dokumentere omkostningsbesparelser, må I måle før og efter implementering. Brug faktabaserede spend-analyser og fuld produktomkostning som faste input. Opfølgningen bør have faste punkter: aftaledækning, køb uden for aftale, leverandørernes leveringsgarantier, kvalitet og overholdelse af bestillingsprocedurerne. Dansk Erhverv tilbyder skabeloner til aftaler og vilkår samt beregnere og værktøjer, der kan give overblik.