Systemvalg til SMV'er: hvilke opgaver bør understøttes digitalt?

Afgræns projektet før du vælger system

Start med formålet. SMV:Digital har erfaring fra tidligere projekter: Afgræns projektets formål, så du arbejder effektivt med opgaverne inden for projektet. Formuler formålet i et par sætninger: Hvilke opgaver skal digitaliseres? Hvem skal bruge løsningen? Hvad er færdigt, når projektet er i mål? Noter også, hvad der ikke hører til projektet. Dansk Industri anbefaler, at du nøje overvejer virksomhedens specifikke behov, ressourcer og langsigtede strategi, før du beslutter dig for at implementere et ERP-system.

Systemvalget i seks trin

Kortlæg opgaver på tværs af forretningen

Kortlæg opgaver på tværs af forretningen. Dansk Industri peger på, at et ERP-system samler arbejdsprocesser og integrerer funktioner på en fælles database for at skabe bedre overblik. Eksempler: kundestyring, produktion, salgsstyring, kontraktstyring, lagerbeholdning/-styring, budgetplanlægning, logistikstyring, økonomistyring og elektronisk fakturering. Brug listen som tjekpunkter.

SMV:Digital nævner også automatisering af produktionen eller manuelle rutineopgaver, oprustning af it-sikkerhed og data til bedre kundeoplevelser og optimeret ressourceforbrug. Gå proces for proces: Hvem udfører opgaven? Hvilke data indgår? Hvor kommer data fra, og hvor skal de hen? Hvor opstår dobbeltindtastning, ventetid eller fejl? Gruppér derefter opgaverne i områder som økonomi, salg, kundestyring, produktion, lager, logistik, kontrakter og budgettering.

Tjekpunkter: opgaveområder der kan understøttes digitalt

Prioritér opgaver efter effekt og ressourceforbrug

Prioritér efter effekt og ressourceforbrug. Dansk Industri skriver, at ERP-software kan understøtte virksomheder, øge produktiviteten og frigive ressourcer, og at automatiserede processer kan skabe overblik over virksomhedens data og bidrage til bedre effektivitet og produktivitet. SMV:Digital nævner automatisering af manuelle rutineopgaver, data til bedre kundeoplevelser og optimering af ressourceforbruget som eksempler.

Vurder hver opgave efter: Hvor mange gange udføres den? Hvor lang tid tager den? Hvor fejlfølsom er den? Hvor afhængig er den af personer? Hvor strategisk vigtig er den? Opgaver med mange gentagelser, manuel indtastning eller spredte data er typiske kandidater til digital understøttelse. Start med de opgaver, hvor effekten er tydelig, og hvor ressourcerne frigøres til kundearbejde, udvikling eller andre opgaver.

Vurderingskriterier ved prioritering af opgaver

Brug afklarende værktøjer til digital modenhed

Brug afklarende værktøjer, før du går til leverandørerne. Virksomhedsguiden er en del af Den Digitale Erhvervsfremmeplatform, der skal skabe overblik over tilbud i erhvervsfremmesystemet og vejlede om opstart, drift og udvikling af virksomhed. Her findes blandt andet værktøjer om it-sikkerhed.

Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse har givet 15 mio. kr. til fire frit tilgængelige digitale værktøjer på Virksomhedsguiden. Et er Alexandra Instituttets AI-afklaringsværktøj, som skal hjælpe SMV'er med afklaring og vejledning i, hvordan kunstig intelligens kan bruges i forretningen – herunder i kundeservice, salg, drift og innovation – og understøtte deres digitale modenhed. Et andet er Dansk Industris værktøj Robust forretning med styr på risici og beredskab, der skal hjælpe SMV'er med at identificere risici, udarbejde beredskabsplaner og integrere resiliens i driften. De første værktøjer ventes klar på Virksomhedsguiden i 2027.

SMV:Digital giver også tilskud til privat rådgivning til at afklare potentialerne ved digitalisering i virksomheden. Et afklaringsforløb før systemvalget kan teste, om en opgave skal automatiseres, understøttes med data eller løses på en anden måde.

Fire nye digitale afklaringsværktøjer til SMV'er

Omsæt opgaverne til krav til systemet

Omsæt de prioriterede opgaver til krav. Dansk Industri skriver, at ERP-systemer integrerer forretningsprocesser, forbedrer effektiviteten, støtter dataanalyse og samler arbejdsprocesser og funktioner på en fælles database. For hver opgave bør du stille krav om, hvilke data der skal deles, hvilke processer der skal kunne automatiseres, og hvilke rapporter der skal kunne trækkes.

Kravtyper: integration til eksisterende systemer; fælles data og entydige definitioner; automatiserede arbejdsgange; rapportering og udtræk; brugervenlighed for de roller, der skal bruge systemet; og skalerbarhed, hvis antal brugere, transaktioner eller selskaber vokser. Bed om dokumentation for integrationer, datamodel, testmiljø, rettighedsstyring, driftsmiljø og supportvilkår. Skriv kravene, så de kan testes: Når en ordre oprettes, skal systemet gøre følgende, og rapporten skal vise følgende.

Forbered organisationen på nye arbejdsgange

Forbered organisationen. Dansk Industri peger på, at implementering af et nyt system kan opleves som ressourcekrævende og omkostningsfuldt, og at ansatte kan gøre modstand mod forandring, fordi det er krævende at omstille sig til et nyt system og ændre arbejdsmetoder. Planlæg derfor oplæring, involvering og tid til at ændre arbejdsgange.

Udpeg procesejere og superbrugere i de berørte områder. Træn i de konkrete opgaver, medarbejderne skal løse i systemet, og aftal, hvordan fejl, spørgsmål og ændringsønsker håndteres efter go-live. Afsæt ressourcer til datavask, test og parallelkørsel, hvis det er nødvendigt. Ellers bliver systemet let en ekstra opgave ved siden af de gamle arbejdsgange.

Hent hjælp i offentlige vejledninger og erhvervshuse

Brug de offentlige tilbud. SMV:Digital hjælper små og mellemstore virksomheder med et digitalt løft og kan give tilskud til privat rådgivning til at afklare digitaliseringspotentialer, til at låne og afprøve en robot eller til konkrete investeringer i ny teknologi. Programmet giver også inspiration gennem andre virksomheders digitaliseringer og vejledninger om digital forretningsudvikling.

SMV:Digital blev etableret i 2018 og har mellem 2018 og 2025 økonomisk støttet mere end 7.000 digitale projekter i SMV'er. Det drives af Digitaliseringsstyrelsen og Erhvervshus Midtjylland i samarbejde med alle landets erhvervshuse, mens Erhvervsstyrelsen varetager afrapportering og udbetaling af tilskud.

Virksomhedsguiden samler vejledning og værktøjer, og erhvervshusene kan give sparring om både afklaring og konkrete digitaliseringsprojekter. I 2024 annoncerede Dansk Industri og Erhvervshusene Midtjylland og Sydjylland et ERP-roadshow for SMV'er med fokus på fordele, ulemper og en konkret use-case. Brug den slags arrangementer til at stille spørgsmål, før du binder dig til en leverandør.

SMV:Digital og de offentlige digitaliseringstilbud

Revurder systemvalget i takt med forretningen

Systemvalget skal følges op. Dansk Industri anbefaler, at man nøje overvejer virksomhedens specifikke behov, ressourcer og langsigtede strategi, før man beslutter sig for et ERP-system. De tre størrelser ændrer sig: nye kunder, nye markeder, flere medarbejdere, andre produkter eller nye krav til data kan gøre en tidligere prioritering forkert.

Sæt faste tidspunkter for revurdering – fx efter go-live, ved budgetlægning og når en forretningsproces ændres. Gennemgå, om opgaverne, der skulle automatiseres, faktisk er automatiseret; om data er samlet og brugt i rapportering; om integrationer stadig virker; og om der er kommet manuelle workarounds til. Juster rækkefølgen af næste digitaliseringstiltag i stedet for at skifte system, hvis behovet kan løses med konfiguration, integration eller bedre arbejdsgange.